http://www.italamo.com/wp-content/uploads/2014/04/shutterstock_19026346_large-1200x800.jpg

Workflows

i-talamo maakt gebruik van dynamische workflows. Dit betekent dat workflows niet van te voren hoeven worden gedefinieerd. Nadat de dossierstructuur is vastgelegd, of is vastgelegd welke informatie nodig is om een beslissing te nemen kunnen de medewerkers aan de slag. Omdat de werkzaamheden van de gebruikers in eerste instantie niet hoeven te veranderen (maar ze wel de voordelen van de digitale ondersteuning krijgen) ontstaat er weinig weerstand tegen het gebruik van het systeem.

Webgebaseerd

i-talamo is een web gebaseerde software oplossing, die organisaties in staat stelt effectiever en efficiënter te werken, door dossiers digitaal tijd- en plaatsonafhankelijk beschikbaar te stellen en door werkprocessen digitaal af te handelen. Vervanging van papieren archieven door digitale dossiers biedt vele voordelen. Een volledig en eenduidig archief voorkomt fouten. Tijd- en plaatsonafhankelijke beschikbaarheid van informatie verhoogt de productiviteit aanzienlijk. Zoektijden worden tot een minimum teruggebracht. Alleen toegang verlenen aan gerechtigden voorkomt ongeoorloofd gebruik.

Invoering

Italamo is in alle aspecten een eenvoudig te gebruiken en te beheren systeem. Het systeem kan door de beheerder/gebruiker zelf worden geconfigureerd, hiervoor zijn dus geen langdurige en dure consultancy trajecten nodig. Door zijn eenvoud is i-talamo een zeer betrouwbare tool.

Beveiliging

i-talamo kent een gericht en geavanceerd beveiligingssysteem. Dossiers kunnen op verschillende niveaus worden beveiligd. Gebruikers kunnen via gebruikersgroepen toegang krijgen tot bepaalde dossiertypen. Per individueel dossier kunnen verdere rechten worden verleend aan hoofd- en medebehandelaars. Daarnaast kunnen zogenaamde “read-only” gebruikers worden gedefinieerd. Een en ander is eenvoudig en snel te configureren door de beheerder. Doordat alle acties worden gelogd, kan bij problemen achteraf altijd achterhaald worden waar en door wie deze zijn veroorzaakt.

Projectdocumenten beheerd

i-talamo biedt automatisch versiebeheer, waardoor geen verwarring ontstaat zoals bij het rondsturen van documenten per e-mail. Daarbij zijn documenten opgeslagen binnen een voorgestructureerd projectdossier. In i-talamo kunnen projectmedewerkers dossiers doorsturen of in behandeling geven aan collega’s. Omgekeerd kunnen medewerkers ook dossiers overnemen van collega’s, bijvoorbeeld in geval van ziekte of vakantie. In alle gevallen krijgt de betreffende medewerkers een e-mail ter notificatie. Elke projectmedewerker heeft op een zeer overzichtelijke manier toegang tot zijn dossiers. De kenmerken van het dossier en de bijbehorende documenten zijn in één oogopslag zichtbaar volgens een door uw organisatie vooraf gedefinieerde structuur. Het is eenvoudig om documenten in het projectdossier te plaatsen. Dit geldt zowel voor het toevoegen van office documenten, e-mails, scans van papieren documenten en alle mogelijke andere bestandformaten.

Status- en voortgangsinformatie

De dossiers in i-talamo hebben een status, waardoor direct zichtbaar is hoe ver het ontwerp- of ontwikkelproces is. Er kunnen subdossiers voor de verschillende fases worden aangemaakt, waarbij controle bestaat op de aanwezigheid van belangrijke documenten. Betrokkenen worden erop geattendeerd als deadlines in zicht komen, zowel van taken binnen het dossier als voor het gehele projectdossier. Uitgebreide logging en management rapportages geven inzicht en sturingsmogelijkheden.

Controle en inzicht

i-talamo is zo ingericht dat iedereen met toegangsrecht op een eenvoudige manier kan zoeken in de projectdossiers. Dossiers worden gevonden via de dossierkenmerken en documenten kunnen doorzocht worden op tekst. In i-talamo worden de documenten automatisch geïndexeerd op basis van de dossierkenmerken. Medewerkers hoeven dus niet elk document apart te indexeren waardoor fouten voorkomen worden. De actuele status van een dossier en bij wie dit in behandeling is, is altijd direct zichtbaar. Ook worden alle transacties gelogd. Met deze informatie wordt de opbouwhistorie van elk dossier vastgelegd.

Archivering

i-talamo beschikt over een volledig DMS systeem. Bewaartermijnen, afhandeltermijnen e.d. kunnen op een uiterst eenvoudige manier worden toegekend aan dossiertypen. Gebruikers hoeven zelf niet in de gaten te houden wanneer dossiers bijvoorbeeld afgehandeld moeten zijn, of bijvoorbeeld vernietigd moeten worden.