Binnen het IT-management domein is er al erg veel gestructureerd en procesmatige ondersteuning beschikbaar. Er zijn allerlei standaardwerkwijzes beschreven door ITIL, Prince, ASL, BiSL en nog veel meer. Maar hoezeer deze werkwijzes de zaak ook structureren, de behoefte aan dossieropbouw blijft. Dossiers met documenten waarin vooral de context van geformaliseerde zaken vastgelegd wordt. De werkwijze volgen is één ding. Beschrijven, uitleggen, onderbouwen en de achtergronden vastleggen is minstens zo belangrijk.

 Als IT-manager houd je natuurlijk wel graag zicht op wat er gaande is. Met kenniswerkers in je team is zicht ook voldoende. Zij hebben vrijheid nodig om hun kennis en creativiteit optimaal te kunnen toepassen. Een ouderwetse industriële managementstijl is hier niet op zijn plaats.

i-talamo helpt hierbij. i-talamo biedt een basale structuur die ervoor zorgt dat documenten en andere contextrijk informatie op gestructureerde en overzichtelijke wijze bewaard wordt. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om doelgerichte samenwerking op te zetten door het definiëren van taken en deadlines. Belangrijke processen krijgen hierdoor net die ondersteuning die nodig is, zoals:

  • problem management, en dan vooral de uitzonderlijke problemen
  • requirements management
  • contract management
  • supplier management

Agile en centraal

i-talamo maakt het mogelijk ook in deze processen ‘agile’ te werken. Het doel staat voorop, de weg waarlangs en door wie de taken op weg naar doel wordt opgepakt, is gedurende het proces voortdurend aan te passen. Bij softwareontwikkeling is dit een breed geaccepteerde werkwijze, maar ook in allerlei ondersteunende processen is dit toepasbaar en biedt het grote voordelen.

Daarbij komt dat italamo ervoor zorgt, net zoals de tooling voor softwareontwikkeling, dat alle relevante informatie centraal en toegankelijk wordt bewaard. De dossiers bevatten niet alleen de documenten, maar ook de discussies rondom de documenten, de taken en het dossier zelf.

De voordelen van de inzet van i-talamo als een centraal dossiermanagementsysteem

  • Betere controle en grotere efficiëntie
  • Volledig inzicht in status in de afhandeling van doelgerichte processen
  • Documenten en dossiers zijn veilig en centraal opgeslagen
  • Ondersteuning van samenwerking door taakbeheer met deadlines
  • Discussies rondom dossiers, taken en documenten zijn onderdeel van het dossier
  • Documenten zijn georganiseerd in ‘cases’, samen met de activiteiten op deze documenten
  • Allerlei relevante office documenten gemaakt in Word, Excel, e-mails, etc.
  • Versiebeheer
  • Toegang goed geregeld door vastgelegde autorisaties

Ingebruikname

Een succesvolle invoering van een dergelijk systeem wordt voor een groot deel bepaald door de acceptatie van de gebruikers. Niet alleen een hoge gebruikersvriendelijkheid is belangrijk, maar ook dat medewerkers niet gedwongen worden om volgens een vooraf bepaald stramien te moeten gaan werken. Italamo gaat ervan uit dat de mensen zoveel mogelijk moeten kunnen blijven werken zoals ze gewend zijn. De winst wordt behaald door digitale beschikbaarheid en digitaal procesafhandeling.

i-talamo kan in zeer korte tijd in gebruik genomen worden na een kortdurende inventarisatiefase. Italamo kent een grote gebruikersacceptatie door de herkenbare digitale dossierindeling. Bestaande werkwijzen blijven bestaan en worden digitaal ondersteund.