Document Management

Dossier vorming

Taak en taakbeheer

i-talamo is een modern dynamisch case management systeem. Het slaat documenten op in een dossier waar teamleden naar keuze structureel of incidenteel bij betrokken worden. Het houdt tevens rekening met de samenhang tussen deze documenten. Daarnaast kan het systeem vaste en flexibele werkprocessen ondersteunen en logt het daarbij alle activiteiten voor het opbouwen van een audittrail.

Case management of Document Management

Case management wordt meer en eer gezien als de vervanger van een DMS systeem, zeker als het gaat om dynamische informatie. Het grote verschil tussen document management en case management is dat documenten reeds in een systeem worden opgeslagen terwijl er nog aan, en met gewerkt wordt. In een DMS worden eigenlijk alleen de resultaten opgeslagen., de documenten die een bepaalde status hebben.

Een ander groot verschil tussen een DMS en een Case Management Systeem (CMS) is dat in een CMS ook de context van een systeem wordt bewaard. Dit betekent niet alleen de documenten, maar ook alle informatie die geleid heeft tot het document. Dit geeft dus veel meer informatie dan alleen het document zelf. 

Dossiervorming

Zoals beschreven worden documenten binnen een CMS al opgeslagen gedurende de creatie fase van een document. In de meeste gevallen zijn er meerdere mensen betrokken bij het werken met documenten. Het is dan belangrijk dat iedereen de documenten goed weet terug te vinden. I-talamo maakt gebruik van de traditionele hangmappen structuur om dit te realiseren. 

Documenten worden achter voor iedereen herkenbare tabs opgeslagen. Het gebruik van dossier sjablonen helpt om de herkenbaarheid verder te vergroten.

Een ander groot voordeel van het werken met i-talamo dossiers is dat deze kunnen, en in principe moeten worden afgesloten. De default dossierlijst laat alleen de actieve dossiers zien. Dit geeft rust en overzicht. Uiteraard kunnen gesloten dossiers worden opgeroepen en doorzocht. Voor het zoeken gebruiken we overigens dezelfde techniek die door google wordt gebruikt.

taken en taakbeheer

I-talamo onderseunt ook taken en zorgt voor het taak management (beheer). Taken kunnen binnen een dossier snel worden aangemaakt. Aan iedere taak kan een afwerkdatum (due date) worden gekoppeld. Middels e-mails worden gebruikers op de hoogte gesteld als taken moeten worden afgehandeld, of als de afwerkdatum in gevaar komt cq overschreden wordt. Ideaal dus voor bijvoorbeeld to-do lijsten.

Middels de taaklijst op het hoofdmenu krijg je als gebruiker meteen een overzicht van alle openstaande taken, van jezelf, je team of van alle gebruikers. 

 

 

 Ik wil meer informatie!

Uw naam*

Uw telefoonnummer*

Ik heb interesse in*
Document managementCase managementCloud StorageDigitaal archiverenVersiebeheerAlle functies van i-talamo