De uitdaging

Belangrijke stukken staan verspreid over de vele privé-mail boxen, cloud storage systemen en/of geheugenpennen. Het papieren archief ligt bij één van de bestuursleden thuis. Door de vele wisselingen in het bestuur zijn de archieven vaak incompleet. Het terugvinden van informatie is een moeizame en soms onmogelijke zaak.

De oplossing

Digitale tools, zoals cloudopslag of een gedeelde drive lijken de oplossing. Er moet dan wel voldaan zijn aan een aantal voorwaarden: eenvoud, structuur, veiligheid, bereikbaarheid en uiteraard moet het betaalbaar zijn. Maar wellicht nog belangrijker is dat het archief een levend geheel moet zijn. Een archief waarin belangrijke zaken worden opgeslagen en informatie snel terug te vinden is.

Wat kunt u verwachten

i-talamo is zo’n aantrekkelijk en gemakkelijk webgebaseerd archiefsysteem. Documenten die zijn opgeslagen in een gestructureerd dossier melden zich wanneer er iets moet gebeuren. Gebruikers kunnen elkaar taken toewijzen en worden automatisch herinnerd als een gestelde einddatum in zicht komt. Een chat zorgt voor een einde aan eindeloze, vaak parallelle e-mail discussies.

Speciale voorwaarden voor verenigingen

We kunnen ons voorstellen dat de verniging zijn geld liever uitgeeft aan materiaal of andere zaken. Van de andere kant is het hebben van een goed archief ook noodzakelijk. Om er voor te zorgen dat het lidmaatschapsgeld zoveel mogelijk wordt besteed aan de sport of activiteit zelf, hanteren we een schappelijk tarief voor verenigingen