Ook binnen uw bedrijf zijn ongetwijfeld heel veel zaken goed geregeld. U hebt een stevig financieel of ERP-pakket geïmplementeerd. Voor uw klanten- en salesadminstratie gebruikt u een CRM-systeem. Uw medewerkers hebben de beschikking over moderne kantoorapplicaties om documenten, rekenbladen en presentatie te bewerken. Alles wat geautomatiseerd kon worden, lijkt geautomatiseerd. Maar toch: er blijven stapels papieren op het bureau en dossiers in hangmapkasten. Als u uw papieren gedigitaliseerd hebt, is het in feite vaak niet anders. De stapeltjes zijn nu alleen in uw e-mail systeem of op een (gedeelde) netwerkschrijf. Wanneer u zich een compleet beeld wilt vormen van een bepaalde situatie (een moeilijke deal, een klacht, een geschil rondom een contract) blijkt het steeds weer nodig verschillende systemen te raadplegen.

 

Maak het overzichtelijk!

Uw ERP systeem bevat de harde cijfers, maar om compleet geïnformeerd te zijn, is juist de contextuele informatie van belang die in e-mails, contracten en andere documenten staat. Dus moeten er e-mails bij elkaar gezocht worden, losse correspondentie moet gecombineerd worden met de cijfers uit het financiële systeem en gespreksverslagen opgevist worden van lokale harde schijven. Kortom: voor het maken van belangrijke analyses en het nemen van beslissingen is soms nog erg veel handmatig verzamelwerk nodig.

Ombudsman Rotterdam
Warner Music benelux

Dossier Vorming

Bij de ontwikkeling van I-talamo hebben we het handige hangmapje als metafoor genomen. Documenten worden eenvoudig en herkenbaar opgeslagen achter tabbladen. Metadata, vernietigings- en bewaartermijnen, alsmede deadlines worden op dossierniveau bewaakt.I-talamo werkt op basis van sjablonen. Deze zijn volledig configurabel. Na het eenmalig opstellen van een sjabloon is het gebruik van i-talamo secondenwerk.

Dossiermap metafoor
Volledig zelf te configureren
Sjablonen voor standaardisatie
Tabbladen voor opslag en herkenbaarheid
http://www.italamo.com/wp-content/uploads/2015/09/italamo-dossier-300x200.png

Sjablonen

Sjablonen spelen binnen i-talamo een hoofdrol. Dossiers worden afgeleid van sjablonen. Binnen een sjabloon worden een aantal zaken geregeld: Tabbladen voor gestructureerde documentopslag, taken en workflows voor de afhandeling van het dossier en toegangsrechten voor alle dossiers.

Een sjabloon is volledig configureerbaar, u kunt dit zelf zonder onze hulp. Is een sjabloon eenmaal aangemaakt, dan kunnen gebruikers nieuwe dossiers op dit sjabloon opstellen. Dit is een kwestie van 'click and go'!

Volledig zelf te configureren
Dossier indeling
Taken en workflows
Standaardisatie door tabbladen
Toegang op basis van sjabloon

Versiebeheer

I-talamo beschikt over uitgebreid versiebeheer. Door op een document te klikken op "wijzig" wordt automatisch de bijbehorende applicatie op je PC/tablet/smartphone gestart. Nadat eventuele aanpassingen zijn gedaan, wordt het document opgeslagen in i-talamo en wordt automatisch een nieuwe versie gemaakt. De oude versies blijven beschikbaar. Uiteraard wordt bijgehouden wie wanneer het bestand heeft gewijzigd. Bewerkte documenten blijven niet achter op je PC, maar worden na opslaan in i-talamo automatisch verwijderd.

Automatisch versiebeheer
Toegang beperking tijdens aanpassen
Oude versies blijven bewaard
Logging van alle gebruikersacties

Meta data

Metadata op dossierniveau
Datacards
Metadata op documentniveau

Metadata kunnen op diverse manieren binnen i-talamo aan een dossier worden toegekend. Dit kan op dossierniveau waar de metadatavelden zijn vastgelegd in een sjabloon. Afhankelijk van het sjabloon kunnen gebruikers wel of niet extra metadata velden toevoegen. Wil je gebruik maken van een metadata database, dan kan dat ook. Veel gebruikte of standaard metadata kunnen door zogenaamde datacards (her)gebruikt worden in dossiers.

Het is ook mogelijk metadata toe te voegen aan documenten.

Notificatie op documentniveau

Binnen i-talamo is het mogelijk op documentniveau een notificatie in te stellen, zodat u wordt gewaarschuwd op bepaalde datum. Dit kan bijvoorbeeld zinvol zijn om gewaarschuwd te worden wanneer een contract afloopt. Het is mogelijk meerdere notificatiemomenten vast te leggen.

Notificatie
Eigen bericht inhoud
Meerdere berichten

Online opslag

Alle certificaten
Encryptie
Nederlandse Cloud
Automatische Backup
http://www.italamo.com/wp-content/uploads/2014/04/cloud-300x200.jpg

I-talamo werkt in een zeer veilige Nederlandse cloud. De dataverbinding tussen uw PC en het datacenter is beveiligd. Het is verplicht wachtwoorden periodiek te vernieuwen. Gebruikers worden automatisch uitgelogd als zij dit zelf vergeten zijn en hun PC onbeheerd achterlaten. Het is ook mogelijk om een IP-filter in te stellen, waardoor alleen vooraf aangewezen PCs toegang hebben tot i-talamo.

stuur mij informatie

Vul je gegevens in