6 februari 2015 Leave a comment i-talamo blog
Beter dan een gedeelde netwerkschijf
‘Waarom zou ik mijn documenten opslaan in italamo, en niet op onze gedeelde netwerkschijf? Dat gaat toch ook goed?’ Natuurlijk, je hebt al een bepaalde werkwijze en die lijkt goed genoeg. Totdat je ontdekt dat Italamo een aantal duidelijke voordelen kent.
- veiligheid. Je documenten staan in een professioneel datacentrum en er wordt dagelijks een back-up gemaakt op een andere lokatie.
- alle informatie centraal, voor iedereen beschikbaar. Alle gebruikers met internetverbinding en toegangsrechten kunnen bij de gegevens, waar en wanneer dat nodig is.
- beheerd met toegangspermissies. Je kunt toegang eenvoudig regelen door teams te definiëren en rechten toe te kennen. Zo kun je bijvoorbeeld inhuurkrachten geen toegang geven tot gevoelige informatie, offertedossiers alleen toegankelijk maken voor de accountmanagers en projectleiders, etc.
- automatisch versiebeheer. Elke keer als je een document wijzigt, zorgt italamo ervoor dat er een nieuwe versie wordt gemaakt. Oude versies blijven beschikbaar. Je hoeft dus zelf versies niet meer te nummeren om overzicht te houden (voor jezelf en anderen) welke nou de meest recente is. Iedereen werkt vanuit italamo altijd met de meest actuele versie.
- context. Documenten worden opgeslagen in een dossier, dus samengebundeld met taken, discussies, en een volledige historie van al deze zaken. Geen versnippering van informatie over documenten in verschillende directories (‘toch maar een extra copietje voor de zekerheid…’) en e-mail wisselingen. Dit vergroot het overzicht, ook als je (veel) later iets terug moet vinden.
De omschakeling van een centrale netwerkschijf naar italamo is eenvoudig. De structuur kun je nabouwen met cases en sub-cases, maar je zult merken dat deze lang niet zo uitgebreid hoeft te zijn als je gewend bent. Door alle informatie in cases te vatten, krijg je mogelijkheden en gebruikersvriendelijkheid cadeau waar je anders heel veel moeite voor zou moeten doen.
Tags: