i-talamo helpt rechtswinkel naar beter dossierbeheer en online samenwerking

Claritas est etiam processus dynamicus, qui sequitur mutationem consuetudium lectorum. Mirum est notare quam littera gothica, quam nunc putamus parum claram.

19 September 2016 bart Leave a comment i-talamo blog

Bij een Rechtswinkel verlenen (bijna) afgestudeerde rechtenstudenten kosteloos juridisch advies op verschillende inloopspreekuren. Wanneer iemand een juridische vraag heeft dan zullen de medewerkers hun uiterste best doen een oplossing te vinden. Deze medewerkers zijn allemaal vrijwilligers. Dit wil zeggen dat zij geen geld vragen voor het geven van een juridisch advies. Dan is het uiteraard wel handig als de ondersteuning van de studenten optimaal verloopt. Dat gebeurt bij Rechtswinkel Den Bosch met i-talamo, een efficiënt en effectief online dossier- en projectmanagement platform.

Merel Bruggink, zelf masterstudent in Ondernemingsrecht, is penningmeester van het vierkoppige bestuur van Rechtswinkel Den Bosch: ‘Het basisidee van een rechtswinkel is om mensen met juridische problemen kosteloos bij te laten staan door rechtenstudenten die allemaal minstens over een bepaalde hoeveelheid basiskennis beschikken. Dat mes snijdt aan twee kanten: de studenten die zich hiervoor aanmelden zijn gedreven en willen zoveel mogelijk kennis en ervaring opdoen. Voor de cliënten van de rechtswinkel zitten er geen kosten aan, maar ze zijn toch verzekerd van goed juridisch advies. Die adviezen worden overigens gecontroleerd door een controlecommissie voor ze worden verstuurd naar de cliënten. En soms hebben we ondersteuning van een docent als iets ingewikkelder ligt dan verwacht.

Dus er is wel altijd back-up.’
De andere kant van de medaille is dat de stichting voor haar inkomsten afhankelijk is van donaties, subsidies en andere vormen van sponsoring om de kosten te kunnen blijven dragen. Het onderkomen wordt bijvoorbeeld bekostigd via een subsidie van de gemeente. maar ook andere ondersteunende voorzieningen – zoals ICT – kosten in de regel geld. Des te belangrijker is het daarom om partners te vinden die de rechtswinkel daarin voor een zeer faire prijs ondersteunen, zodat zij hun werk zo goed mogelijk te doen.

Papieren dossiers niet handig
Nog niet zo lang geleden werd alle informatie (eerst) op papier vastgelegd. Bruggink: ‘Dat was tijdrovend en lastig. Dan zat je bij een intakegesprek met een cliënt en moest je eerst allerlei data, zoals NAW-gegevens van de cliënt, probleemomschrijving e.d. opschrijven op een papieren standaardformulier. Dat is niet bepaald efficiënt. Zeker niet als je weet dat er wisselende samenstellingen zijn van de groepen studenten die de rechtswinkel bemannen. Dan is het erg onhandig als je zaken op papier moet overdragen, als niet duidelijk is wat de vorige keer is besproken of als deadlines niet worden gehaald. Dat kon voorkomen, doordat dan ergens gegevens die op papier vastgelegd zijn, ontbraken. Niemand weet vervolgens nog precies waar het dan is opgeslagen en in welke versie etc. Daarom zochten we een oplossing die ons digitaal kon ondersteunen in het beheer van de dossiers en het (beter) samenwerken.’

Online samenwerken in dossiers
Via een van de voormalig bestuursleden, Koen Vermeulen, kwam Rechtswinkel Den Bosch in contact met StelderVerspeekSoftware, de ontwikkelaar van het online dossier- en projectmanagement platform i-talamo. Bruggink: ‘Het gebruik van i-talamo is gebaseerd op het vertrouwelijk, flexibel, online delen van informatie en het projectmatig (samen)werken en dossier-/zaakgericht werken. Allemaal zaken die naadloos bij onze organisatie passen. Wat voor ons een belangrijk aspect binnen i-talamo is, naast het delen van informatie, is dat alle processen en deadlines worden bewaakt. Het is de bedoeling bij de rechtswinkel dat binnen 14 dagen een casus wordt afgerond met een advies naar de cliënt. Die bewaking van de deadline moest voorheen handmatig. Binnen i-talamo is dat helemaal geautomatiseerd. Alle processen worden gemonitord, de voortgang van opgestarte casussen bewaakt, veiligheid en vertrouwelijkheid van informatie gegarandeerd, onder meer door de toekenning van rechten aan specifieke gebruikers. Iedere medewerker heeft zijn eigen login. Daarmee kunnen we precies volgen wie waaraan werkt, wat heeft aangepast of aangevuld en waar het proces zich bevindt. Het i-talamo platform was binnen heel korte tijd ingeburgerd hier. Het is weliswaar anders dan papier, maar ook weer niet zo heel erg anders in werkwijze en aangezien we met studenten werken – die sowieso gewend zijn veel met computers te doen – was dat probleem heel snel opgelost. i-talamo is flexibel in te richten voor meer gebruikers en eventueel gastgebruikers die (tijdelijk) aan een project moeten meewerken. Wij kennen weliswaar geen gastgebruikers, maar hebben een relatief snel wisselende samenstelling van medewerkersbestand. In totaal werken er nu zo’n 20, maar dat zijn zeker niet elk jaar dezelfde 20 studenten. Binnen i-talamo is dat echter geen enkel probleem.’

Flexibiliteit i-talamo
De flexibiliteit van i-talamo kwam onder meer tot uiting in het feit dat de wensen van de rechtswinkel rond de inrichting van de dossiers en sjablonen snel konden worden vervuld. Bruggink: ‘We wilden bijvoorbeeld ook kunnen zoeken op rechtsgebied binnen de dossiers, dus niet alleen in de titel van het dossier. Dat werd zo geregeld voor ons.’

Het gebruik van i-talamo heeft ertoe geleid dat bij de intakegesprekken nu de aantekeningen direct ingevoerd worden in het betreffende dossier in i-talamo in plaats van op het papieren formulier. Bruggink: ‘Het advies wordt in een Word-file gemaakt, maar als dat is geaccordeerd, wordt het direct in het i-talamo dossier gesleept, waarmee het beschikbaar is voor anderen. Dat werkt sowieso heel efficiënt als het gaat om samenwerken, maar zeker bij terugkerende cliënten. Omdat we nogal van samenstelling wisselen, moest in het verleden een andere student die de zaak weer oppakt, alles bij elkaar zoeken om zich in te lezen. Nu staat het hele dossier, inclusief de opmerkingen van de vorige behandelaar, bij elkaar. Het is bovendien supersnel terug te vinden voor de bevoegde medewerker op de gegevens van de klant en/of het rechtsgebied waarop het betrekking heeft. Het scheelt ons veel tijd, energie, papier, miscommunicatie en verbetert dus de kwaliteit van ons werk. We kunnen meer tijd besteden aan het échte juridische werk en dat is in het belang van onze cliënten.’

Tags:

Like this article? there’s more where that came from.

Leave a Reply

Your email address will not be published.