Plannen en samenwerken: hoe ingewikkeld wil je het maken?

Claritas est etiam processus dynamicus, qui sequitur mutationem consuetudium lectorum. Mirum est notare quam littera gothica, quam nunc putamus parum claram.

26 January 2015 Marc Verspeek Leave a comment i-talamo blog

Werken, produceren, creëren bestaat feitelijk uit het afwerken van taken. Variërend van een boodschappenbriefje en het verwerken van je e-mailtjes tot een strategisch project. In feite zijn het verschillende vormen van ‘to do’-lijstjes van activiteiten die uitgevoerd moeten worden om tot een bepaald resultaat te komen. Van een smakelijke avondmaaltijd tot een complete woonwijk.

Het maakt hierbij nogal wat uit of je in je eentje verantwoordelijk bent voor het eindresultaat, of dat je dit met anderen doet. En daarbij is het ook erg belangrijk of de volgorde onbelangrijk is of dat taken duidelijk op elkaar voort bouwen.

Zo krijg je een fijne 2×2 matrix 😉

  • Alleen, onafhankelijke taken. Bijvoorbeeld cold calling: maakt niet veel uit in welke volgorde, succes bij de ene zegt niets over succes bij de andere.
  • Alleen, op elkaar voortbouwende taken. Bijvoorbeeld een kaartenhuis bouwen of een taart bakken: volgorde van taken evident en belangrijk voor het eindresultaat.
  • Samen, onafhankelijke taken. Bijvoorbeeld een simultaan schaakpartij, of verspreid inkopen doen voor een feest: volgorde maakt niet uit, een zet of krat bier hier heeft geen effect op een schaakstuk of aankoop van een zak chips elders.
  • Samen, op elkaar voortbouwende taken. Bijvoorbeeld een culinaire maaltijd maken voor een groot gezelschap: alleen door goed gecoördineerde samenwerking kan de juiste kwaliteit en deadline worden gehaald

Als het lijstje alleen voor jou is, lijkt het niet zo ingewikkeld. En als het niet zoveel uitmaakt wie wat wanneer doet, dan kom je er samen ook wel uit.

Veel complexer wordt het natuurlijk wanneer je taken met anderen moet uitvoeren die onderling afhankelijk zijn, vanwege de vereiste kwaliteiten of de gewenste doorlooptijd. Zeker als het om grotere groepen en langere takenlijsten gaat. Hier moet je ‘gewoon wat langer over nadenken’ of je laten ondersteunen door krachtige planningssoftware. Een productieplanner of conrector van een middelbare school weet hoe dit gaat.

Maar waar het vaak fout gaat, ook in kleinere samenwerkingsgroepen, is in het niet vooraf onderkennen van de afhankelijkheid tussen taken. Het lijkt in eerste instantie niet belangrijk of Piet eerst taak A doet en Jan tegelijkertijd B en dan pas C, maar in de uitvoering blijkt plotseling dat dit wel belangrijk is. En dat de zaak in het honderd loopt, omdat Jan niet op de hoogte is van Piets activiteiten… Om in termen van bovenstaande matrix te spreken: je hebt je takenlijstje in het verkeerde vakje geplaatst en niet de juiste aanpak gekozen!

Wat dan belangrijk is, is dat er duidelijkheid is over wie wat wanneer doet. En wat er al gedaan is. Transparantie is dan noodzakelijk om met kennis en creativiteit toch het einddoel binnen de gestelde randvoorwaarden te bereiken. Of wil je liever vooraf heel lang analyseren en plannen?

Tags:

Like this article? there’s more where that came from.

Leave a Reply

Your email address will not be published.