Extreem efficiënt documenten delen

Claritas est etiam processus dynamicus, qui sequitur mutationem consuetudium lectorum. Mirum est notare quam littera gothica, quam nunc putamus parum claram.

15 September 2015 Marc Verspeek Leave a comment i-talamo blog

Vergelijk onderstaande twee scenario’s eens om een document te verspreiden:
Met i-talamo:
  1. i-talamo openen
  2. Juiste case en tabblad in i-talamo opzoeken en klik ‘Create Text’
  3. Schrijf document met ingebouwde teksteditor en klik ‘opslaan’

…klaar! (zie ook hier op YouTube)

Zonder i-talamo:

  1. Document schrijven en opslaan
  2. Mailprogramma openen.
  3. Begeleidende tekst schrijven: ‘Beste teamgenoot, bijgaand document ABC versie X.Y”
  4. E-mail adressen van alle teamleden invullen bij ‘To:’.
  5. Document als attachment toevoegen
  6. Verzenden
Toch een paar stappen minder met i-talamo. De team- en dossierstructuur in i-talamo zorgt ervoor dat je informatie georganiseerd wordt opgeslagen en toegankelijk is voor iedereen in je team. Door ‘watch’-functie krijgt iedereen een mailtje dat er een nieuw document is en de laatste versie wordt gepresenteerd.
En dan heb ik het nog niet over mogelijke fouten bij de gebruikelijke werkwijze:
  • het verkeerde document of de verkeerde versie meesturen
  • teveel of te weinig mensen op te ‘To:”- of “Cc:”-lijst
  • attachment vergeten, dus je moet de mail nogmaals versturen maar nu met attachment
  • je bedenkt toch nog even een kleine update, dus je stuurt het document nog een keer. Dit wordt niet door iedereen opgemerkt, dus sommigen gaan aan de slag met de verkeerde versie.

Herkenbaar?

Kortom: i-talamo kan je veel tijdswinst opleveren en fouten besparen.

 

Tags:

Like this article? there’s more where that came from.

Leave a Reply

Your email address will not be published.