5 voordelen van gecombineerde opslag van e-mails en documenten in een digitaal dossiersysteem

Claritas est etiam processus dynamicus, qui sequitur mutationem consuetudium lectorum. Mirum est notare quam littera gothica, quam nunc putamus parum claram.

21 May 2015 Marc Verspeek Leave a comment i-talamo blog

In je e-mail programma heb je een folderstructuur gebouwd om je mailtjes overzichtelijk te kunnen beheren. Daarnaast heb je op de schijf van je PC een vergelijkbare folderstructuur, om je documenten op te slaan. Vervolgens worden attachments vaak zowel in je mail folders als in de C-disk folders hebt staan. Dit zou je moeten combineren:

1. Organiseer slechts één keer je opslagstructuur en niet telkens opnieuw in verschillende systemen. Of zoals veel mensen doen: een nieuwe boomstructuur voor elk jaar.

2. Bewaar de belangrijkste zaken in een vertrouwd en gestructureerd systeem. Vluchtige informatieuitwisselingen, zonder veel duurzame waarde, blijven gewoon in je e-mail.

3. Laat alle teamleden profiteren van dezelfde structuur, zodat informatie uniform wordt opgeslagen en niet iedereen een persoonlijk ingedeeld en vaak ontoegankelijk eigen archiefje heeft.

4. Voorkom verwarring over waar de laatste versie van belangrijke documenten worden opgeslagen. Informatie wordt per onderwerp opgeslagen, het is niet belangrijk of het e-mail, documenten of andere informatie betreft.

5. Zoek niet meer wáár die belangrijke informatie beschreven stond. Was het nu in de mailboodschap zelf of in een attachment? Een uniforme opslag in een digitale dossierstructuur zorgt dat je je daar niet meer druk om hoeft te maken. En dezelfde opslagstructuur kan ook gebruikt worden voor chats en taken.

Verlos jezelf van meerdere mappenindelingen op verschillende plaatsen, maar combineer dit in één digitaal dossiersysteem.

Tags:

Like this article? there’s more where that came from.

Leave a Reply

Your email address will not be published.