4 redenen om e-mail en chat te combineren in een digitaal dossiersysteem

Claritas est etiam processus dynamicus, qui sequitur mutationem consuetudium lectorum. Mirum est notare quam littera gothica, quam nunc putamus parum claram.

21 May 2015 Marc Verspeek Leave a comment i-talamo blog

Whatsapp is enorm populier voor informatieuitwisseling, vooral in informele sfeer tussen familieleden, vrienden en kennissen. Even ‘appen’ dat het eten klaar is, is de moderne versie van het belletje van de Familie Von Trapp. Ook in zakelijke omgevingen worden chatapplicaties meer gebruikt. Maar daar is e-mail ook nog onverminderd populair. Waarom zou je dit niet combineren? 4 voordelen van de combinatie van chat en e-mail in een digitaal samenwerkingssysteem:
1. Samenwerking is vaak een combinatie van korte berichtuitwisselingen en uitgebreidere correspondentie. Chatberichten zijn vooral geschikt voor korte berichtjes, e-mail wordt vaak gebruikt voor gelegenheden waar vroeger een brief werd gestuurd, voor wat formelere boodschappen. Maar: beide vormen van communicatie zijn nodig en je wilt niets missen. Dus het is ideaal om bij een nieuwe, relevante chat deze ook via e-mail te ontvangen en bij een belangrijke e-mail ook even een signaaltje te krijgen in de vorm van een chatberichtje.
2. Archivering en gestructureerd opslaan van chatberichten is veelal niet goed ondersteund. Chatberichten worden meestal per contactpersoon of groep opgeslagen. E-mail verkeer wordt meestal wel, maar in persoonlijke mappen gearchiveerd. Samen vormen zij het hele verhaal en zijn nodig voor soepele samenwerking. Het terugvinden van zowel korte chatberichten als formelere e-mails is dus belangrijk.
3. Juiste adressering en delen met de juiste groep is cruciaal. Groepsapps en reply-to-all e-mails schieten beide tekort: soms teveel mensen, soms te weinig. Een verkeerde keuze kan grote gevolgen hebben. Dit wil je beter geregeld hebben. Een digitaal dossiersysteem met organisatie van gebruikers in teams lost dit voor je op.

4. Gecombineerde en gestructureerde communicatie via e-mail en chat kan uitstekend gecombineerd worden met taakverdeling in een digitaal dossiersysteem, voor nog betere samenwerking.

Kortom: voor een goede samenwerking met blijvend overzicht heeft het combineren van chat en e-mail grote voordelen.

Tags:

Like this article? there’s more where that came from.

Leave a Reply

Your email address will not be published.