3 redenen om te werken met dossierblauwdrukken in je teamsamenwerking

Claritas est etiam processus dynamicus, qui sequitur mutationem consuetudium lectorum. Mirum est notare quam littera gothica, quam nunc putamus parum claram.

21 May 2015 Marc Verspeek Leave a comment i-talamo blog

Samenwerken gaat om de uitvoering van activiteiten en communicatie. Doelen worden gesteld en opgesplitst in taken, de taken worden verdeeld en de voortgang bewaakt. Er wordt informatie geproduceerd, uitgewisseld en opgeslagen. Je kunt dit elke keer weer opnieuw laten ontstaan of starten met een eenvoudige basis voor de meest voorkomende bedrijfsprocessen. Denk aan een offerteproces, een contractonderhandeling, een zorgplan, een project en nog veel meer. Een dossierblauwdruk in een digitaal dossiersysteem vormt een goed startpunt dat structuur biedt, zonder door te slaan in een knellende procesfocus.

1. Gebruik een vaste structuur om samen je documenten en andere informatie op te slaan. Voorkom dat iedereen z’n eigen directorystructuurtje gaat bouwen in z’n eigen (e-mail) archiefje of dat er lange en dure discussies ontstaan over hoe er het beste gedocumenteerd kan worden. Begin met blauwdruk op basis van een eenvoudige mappenstructuur, bruikbaar en uniform voor iedereen en breid deze uit als een casus daarom vraagt.

2. Leg alvast een aantal belangrijke taken vast en focus daarbij op overgangs- en controlemomenten. Dit zijn de cruciale momenten in een project, die wil je zeker uitgevoerd en gemonitord hebben. Daar tussenin kan en mag van alles gebeuren, maar met de voorgedefinieerde taken in een dossierblauwdruk kun je aandacht voor de belangrijkste momenten borgen.

3. Bepaal welke kerngegevens je wilt vastleggen over een nieuwe zaak of casus. Focus op de belangrijkste labeltjes, later toevoegen kan altijd. Met een kleine set aan zogenaamde metadata weet je dat de belangrijkste dingen worden vastgelegd, op uniforme wijze, voor elk dossier weer opnieuw. Dit zorgt voor onderling begrip in de samenwerking en een goede terugvindbaarheid.

Een beetje voorbereide structuur op de juiste plaats geeft vrijheid voor een optimale samenwerking.

Tags:

Like this article? there’s more where that came from.

Leave a Reply

Your email address will not be published.