24 september 2014 Leave a comment i-talamo blog
Onlangs sprak ik een kennis die zeer actief is in het verenigingsleven. Het bestuur waarvan hij deel uitmaakt, is druk bezig met het organiseren van een geweldig leuk jaarlijks evenement. Een publiek evenement, waarvoor vergunningen verkregen moeten worden, artiesten gecontracteerd, planningen gemaakt en nog veel meer. Het budget is fors groter dan waarvoor ieder bestuurslid persoonlijk garant zou willen staan.
Om belangrijke informatie vast te leggen en met elkaar te delen, was er een abonnement genomen op een cloud opslagdienst. Ik ben vergeten of het DropBox, Box of Google Drive was. Mijn kennis, de persoon met de meeste affiniteit met IT in het bestuur, had een folderstructuur ingericht en alle andere leden toegang gegeven. Dit werkte erg goed, iedereen had nu toegang tot belangrijke documenten en kon van alles op de hoogte blijven. Een stap voorwaarts in de organisatie t.o.v. vorig jaar.
Bij mij kwamen natuurlijk allerlei vragen op, waarmee ik hem op dat moment niet lastig heb gevallen. Wil je wel dat iedereen overal bij kan? Kan iemand, per ongeluk of bedoeld, documenten en folders verplaatsen? En hoeveel belangrijke informatie blijft buiten het zicht, doordat e-mail ook intensief gebruikt wordt om onderling te discussiëren? Weet een actiehouder welke documenten van belang zijn voor zijn taak? Ga je volgend jaar de hele folderstructuur kopiëren? En in geval van aansprakelijkheidsproblemen, kun je nagaan wanneer bepaalde documenten zijn binnengekomen of aangepast?
De genoemde cloud storage diensten zijn heel eenvoudig in gebruik te nemen en bieden veel vrijheid. Dat is een goede zaak, maar misschien is die vrijheid wel zo groot dat gebruikers nauwelijks voor fouten behoed worden. Laagdrempeligheid is niet hetzelfde als gebruiksgemak. Samenwerken met mensen, zeker vrijwillige bestuurswerk, moet niet gebonden zijn door een strakke geleiderail. Maar wat vangrails op belangrijke punten kan wel ongelukken voorkomen.
Tags: