12 oktober 2015 Leave a comment i-talamo blog
Verzamelen en delen van documenten binnen je team moet je een beetje gestructureerd doen, wil het niet snel een chaos worden. Vroeger had je daarvoor zware document management systemen nodig. Heel gestructureerd, maar vaak veel te complex en met nauwelijks gebruikte of overbodige features.
In de meeste gevallen is het voldoende om een duidelijke mappenstructuur te hebben op je gedeelde netwerkschijf. In i-talamo kun je deze bouwen en naar keuze uitbreidbaar maken of juist gecontroleerd houden.
Dit voorkomt wildgroei bij teveel creativiteit van je teamgenoten. Je wilt ook graag dat iedereen met de laatste versie werkt, maar dat vorige versies beschikbaar blijven. i-talamo verzorgt automatisch versiebeheer.
Wat je misschien nog niet hebt ontdekt, is dat je ook ‘tags’ en dataveldjes kunt plakken aan documenten. Hiermee kun je extra informatie toevoegen aan het document wat vooral op termijn zinvol is als je zaken wilt terugvinden. Je kunt zelfs een ‘uiterste houdbaarheidsdatum’ opgeven, waarna je een signaaltje krijgt op het moment dat het document bijna bedorven is.
i-talamo biedt ruime document management functionaliteit. Dat is meer dan een doorsnee gedeelde netwerkschijf of cloud-directory maar zonder de complexiteit van document of records management systemen met teveel ongebruikte mogelijkheden.
Tags: