19 augustus 2015 Leave a comment i-talamo blog
Informatie-overload en voortdurende verstoring in je werk zijn een ‘fact of life’. Een uitdaging voor managers, maar ook voor hun teamleden in de uitoefening van hun eigen taak. Er zijn vele boeken geschreven over persoonlijke effectiviteit, planning en organisatie. Mijn favoriet is een simpele maar toch eigenlijk allesomvattende methode, die bekend is geworden als GTD. Het gaat om “Getting Things Done”, beschreven in het gelijknamige boek van David Allen. Al bijna 15 jaar oud, maar het werkt nog steeds.
Simpel gezegd, in mijn woorden, komt zijn methode neer op het volgende: maak een overzicht van je projecten, bepaal van elk het einddoel, bepaal en plan de eerstvolgende actie op weg naar dat einddoel, voer de actie uit op het geplande tijdstip, en bepaal opnieuw de volgende stap. Herhaal tot het doel is bereikt.
Het aardige is dat hij niet focust op de aaneenschakeling van stappen in een compleet projectplan. Hij focust op het einddoel en de eerstvolgende logische stap. Dus als je een hindernis of verstoring tegenkomt, dan ‘deal’ je daarmee op dezelfde wijze: wat was het doel ook al weer, en welke stap moet ik nu nemen om dichter bij het doel te komen.
Nu zul je misschien zeggen dat het hele proces efficiënter wordt als je vooraf rekening houdt met mogelijke hindernissen en hier alvast rekening mee houdt. Als je je route al helemaal uittekent. Natuurlijk. Maar in softwareontwikkeling is men er al achter gekomen dat dit vaak niet werkt. Wijzigende omstandigheden zijn een ‘fact of life’. Dit heeft geleid tot de ‘agile’-aanpak.
En als je met een team een doel moet bereiken, verandert de buitenwereld niet alleen maar ook de ‘binnenwereld’ in je team. Overzicht is dan uiterst belangrijk. De GTD aanpak is erg goed toepasbaar voor teams. Stel van alle projecten het einddoel vast, plan en delegeer de eerstvolgende actie(s), voer uit, bewaar het overzicht. Herhaal tot het doel bereikt is.
Dat geeft voor alle teamleden een opgeruimd bureau en rust in het hoofd.
Tags: