21 mei 2015 Leave a comment i-talamo blog
Voor je dagelijkse werk gebruik je natuurlijk een takenlijst, al dan niet digitaal. Daarnaast heb je een uitgebreide verzameling aan documenten op je PC, al dan niet gedeeld met teamleden. Om een taak op je ‘to do’-lijstje af te werken, heb je vaak documenten nodig. Of het resultaat van je taak is een document, dat met anderen gedeeld moet worden. Het werkt erg efficiënt als dit binnen één systeem gecombineerd wordt:
1. Voor veel taken zijn documenten als input nodig, bv ‘Graag goedkeuren’ of ‘Even reviewen a.u.b.’ Je kunt iemand natuurlijk een mailtje met attachment sturen, maar er worden vaak vergissingen begaan met de juiste versie van het document. Je wilt ervan verzekerd zijn dat de ontvanger het juiste document heeft voor zijn taak.
2. Het kan nodig zijn dat een taak moet worden overgenomen door iemand anders, bijvoorbeeld bij ziekte of hoge werkdruk. Dan is het belangrijk dat de nieuwe taakeigenaar alle benodigde documenten heeft, in de laatste versie. En dat de overdracht en voortgang door de andere teamleden gevolgd kan worden.
3. Een document kan veranderen, gedurende de tijd dat een taak wordt uitgevoerd. Zorg ervoor dat de taakeigenaar niet op een oude versie zit te werken, terwijl andere personen indien nodig ook het document kunnen raadplegen.
4. Gecombineerde taken en documenten in één gestructureerd digitaal dossiersysteem zijn een uitstekende basis om ook e-mails en chats gestructureerd, per onderwerp, te beheren.
Kortom: combineer taken en documenten, dat voorkomt fouten en vergroot de efficiëntie.
Tags: